De quem está livre? até publicado.
Um processo, cinco passos. Você configura uma vez; o jottedIn repete o ciclo toda semana depois disso.
Configure sua escala
Dê um nome, defina o horário e adicione suas funções — Mesa de Som, Garçom, Starter — com quantas pessoas cada uma precisa. As funções têm cores próprias, então a grade se lê num relance.
As datas podem se repetir (todo domingo, seg/qua/sex, quinzenalmente) ou ser escolhidas manualmente.
Perguntar quem está livre
Todos recebem um link pessoal e assinado por e-mail. Basta tocar em Preferido, Disponível ou Indisponível em cada data — sem login, sem aplicativo, salvo automaticamente.
Os habituais definem um padrão recorrente uma única vez ("sempre livre aos sábados"), e os lembretes automáticos cobram quem não respondeu, para você não precisar fazer isso.
Toque uma vez por data — salva conforme você avança.
Gerar uma escala justa
O jottedIn preenche a grade a partir da disponibilidade real: distribuindo os turnos de forma equilibrada, evitando sobrecarregar quem sempre se dispõe, respeitando quem você bloqueou no lugar — e sinalizando com honestidade o que não conseguiu preencher.
Não ficou bom? Gere de novo para uma solução diferente, ou arraste as pessoas você mesmo.
Revisar e publicar
Envie o rascunho como proposta para a equipe conferir e sinalizar conflitos antes de qualquer coisa entrar no ar — com um prazo de revisão para não travar.
Quando você publica, todos são notificados com os seus turnos — e-mail, calendário, Push.
Lide com os imprevistos
Toda escala publicada começa a desmoronar logo de cara — isso é normal. Quando alguém não pode ir, o jottedIn pergunta às pessoas qualificadas "você pode substituir?" O primeiro a aceitar leva, e a escala se atualiza sozinha.
Os membros também podem propor trocas. Você mantém o controle com as aprovações — ou deixa tudo no piloto automático.
As datas da próxima semana são geradas a partir do seu padrão recorrente, os pedidos de disponibilidade saem no horário, e você volta ao passo 3 — com os passos 1 e 2 já resolvidos para sempre.
O mecanismo principal: sua equipe nunca entra.
Os membros fazem tudo por links assinados enviados por e-mail — disponibilidade, visualização de turnos, substituições, trocas. Os coordenadores têm o painel completo. É por causa dessa decisão que a equipe temporária e os voluntários realmente adotam a ferramenta.