De quem está livre? a publicada.
Um processo, cinco passos. Configura uma vez; a partir daí o jottedIn executa o ciclo todas as semanas.
Configure a sua escala
Dê-lhe um nome, defina a hora e adicione as suas funções — Mesa de Som, Empregado de Mesa, Starter — com quantas pessoas cada uma precisa. As funções têm código de cores para que a grelha se leia num relance.
As datas podem repetir-se (todos os domingos, seg/qua/sex, quinzenalmente) ou ser escolhidas manualmente.
Perguntar quem está livre
Todos recebem por e-mail uma ligação pessoal e assinada. Tocam em Preferido, Disponível ou Indisponível em cada data — sem início de sessão, sem aplicação, guardado automaticamente.
Os habituais definem um padrão recorrente uma só vez ("sábados sempre livres"), e os lembretes automáticos perseguem quem não responde para que não tenha de o fazer.
Toque uma vez por data — guarda à medida que avança.
Gerar uma escala justa
O jottedIn preenche a grelha a partir da disponibilidade real: distribui os turnos de forma equilibrada, evita sobrecarregar quem está sempre disponível, respeita quem tiver bloqueado no lugar — e sinaliza honestamente o que não conseguiu preencher.
Não está bem assim? Gere novamente para obter uma solução diferente ou arraste as pessoas você mesmo.
Rever e publicar
Envie o rascunho como proposta para que a equipa o possa verificar e sinalizar sobreposições antes de algo entrar em vigor — com um prazo de revisão para manter o ritmo.
Quando publica, todos são notificados com os seus turnos — e-mail, calendário, Push.
Lidar com os imprevistos
Todas as escalas publicadas começam imediatamente a desfazer-se — é normal. Quando alguém não pode comparecer, o jottedIn pergunta às pessoas qualificadas "pode substituir?" O primeiro a aceitar ganha, e a escala atualiza-se sozinha.
Os membros também podem propor trocas. O controlo é seu: exija aprovação ou deixe funcionar em piloto automático.
As datas da próxima semana são geradas a partir do seu padrão recorrente, os pedidos de disponibilidade seguem na hora certa e volta ao passo 3 — com os passos 1 e 2 já feitos para sempre.
O mecanismo-chave: a sua equipa nunca inicia sessão.
Os membros fazem tudo através de ligações assinadas enviadas por e-mail — disponibilidade, consulta de turnos, substituições, trocas. Os coordenadores têm o painel completo. É essa decisão que faz com que o pessoal ocasional e os voluntários realmente o adotem.