De qui est libre ? à publié.
Un seul processus, cinq étapes. Vous le configurez une fois ; jottedIn fait tourner la boucle chaque semaine ensuite.
Configurez votre planning
Nommez-le, définissez l’horaire et ajoutez vos fonctions — Régie son, Serveur, Accueil — avec le nombre de personnes nécessaires pour chacune. Les fonctions ont un code couleur pour que la grille se lise d’un coup d’œil.
Les dates peuvent se répéter (chaque dimanche, lun/mer/ven, tous les quinze jours) ou être choisies à la main.
Demander qui est libre
Chacun reçoit un lien personnel et signé par e-mail. Il touche Préféré, Disponible ou Indisponible pour chaque date — pas de connexion, pas d’appli, enregistré automatiquement.
Les habitués définissent un schéma récurrent une seule fois ("toujours libre le samedi"), et les rappels automatiques relancent les non-répondants pour que vous n’ayez pas à le faire.
Touchez une fois par date — l’enregistrement se fait au fur et à mesure.
Générer un planning équitable
jottedIn remplit la grille à partir des disponibilités réelles : en répartissant les créneaux équitablement, en évitant de surcharger les volontaires, en respectant les personnes que vous avez verrouillées — et en signalant honnêtement ce qu’il n’a pas pu pourvoir.
Pas tout à fait ça ? Régénérez pour une autre solution, ou déplacez les personnes vous-même.
Vérifier & publier
Envoyez le brouillon comme proposition pour que l’équipe puisse le vérifier et signaler les conflits avant toute mise en ligne — avec une échéance de relecture pour que ça avance.
Quand vous publiez, tout le monde est notifié de ses créneaux — e-mail, calendrier, push.
Gérez les imprévus
Chaque planning publié commence aussitôt à se défaire — c’est normal. Quand quelqu’un ne peut pas venir, jottedIn demande aux personnes qualifiées "pouvez-vous remplacer ?" Le premier qui accepte gagne, et le planning se met à jour tout seul.
Les membres peuvent aussi proposer des échanges. Vous gardez le contrôle avec les approbations — ou laissez tourner en pilote automatique.
Les dates de la semaine suivante se génèrent à partir de votre modèle récurrent, les demandes de disponibilités partent comme prévu, et vous revoilà à l’étape 3 — les étapes 1 et 2 étant faites une fois pour toutes.
Le mécanisme clé : votre équipe n’a jamais à se connecte.
Les membres font tout via des liens e-mail signés — disponibilités, consultation des créneaux, remplacements, échanges. Les coordinateurs disposent du tableau de bord complet. C’est cette décision qui fait que le personnel occasionnel et les bénévoles l’adoptent vraiment.