Von wer hat Zeit? bis veröffentlicht.
Ein Ablauf, fünf Schritte. Sie richten es einmal ein; jottedIn läuft danach jede Woche von selbst.
Dienstplan einrichten
Benennen Sie ihn, legen Sie die Zeit fest und fügen Sie Ihre Dienste hinzu — Tontechnik, Kellner, Starter — mit der jeweils benötigten Personenzahl. Dienste sind farblich markiert, damit das Raster auf einen Blick lesbar ist.
Termine können sich wiederholen (jeden Sonntag, Mo/Mi/Fr, zweiwöchentlich) oder einzeln gewählt werden.
Fragen, wer kann
Alle erhalten einen persönlichen, signierten Link per E-Mail. Sie tippen zu jedem Termin auf Bevorzugt, Verfügbar oder Nicht verfügbar — kein Login, keine App, automatisch gespeichert.
Stammkräfte legen ihr Muster einmal fest ("samstags immer frei"), und automatische Erinnerungen haken bei den Säumigen nach, damit Sie es nicht tun müssen.
Einmal pro Termin tippen – es wird direkt gespeichert.
Fairen Dienstplan erstellen
jottedIn füllt das Raster aus echter Verfügbarkeit: verteilt Schichten gleichmäßig, überlastet die Hilfsbereiten nicht, respektiert alle, die Sie fest gesetzt haben — und meldet ehrlich, was es nicht besetzen konnte.
Nicht ganz richtig? Erzeugen Sie eine andere Lösung oder verschieben Sie die Leute selbst.
Prüfen & veröffentlichen
Senden Sie den Entwurf als Vorschlag, damit das Team ihn prüfen und Konflikte melden kann, bevor etwas live geht – mit einer Prüffrist, damit es vorangeht.
Beim Veröffentlichen werden alle über ihre Schichten informiert — E-Mail, Kalender, Push.
Überraschungen meistern
Jeder veröffentlichte Dienstplan beginnt sofort zu bröckeln — das ist normal. Wenn jemand nicht kann, fragt jottedIn die qualifizierten Personen "Können Sie vertreten?" Wer zuerst zusagt, gewinnt, und der Dienstplan aktualisiert sich selbst.
Mitglieder können auch Tausche vorschlagen. Mit Genehmigungen behalten Sie die Kontrolle — oder lassen es automatisch laufen.
Die Termine der nächsten Woche entstehen aus Ihrem wiederkehrenden Muster, Verfügbarkeitsanfragen gehen planmäßig raus, und Sie sind wieder bei Schritt 3 — Schritte 1 und 2 sind ein für alle Mal erledigt.
Der Kern der Sache: Ihr Team muss nie meldet sich an.
Mitglieder erledigen alles über signierte E-Mail-Links — Verfügbarkeit, Schichten ansehen, Vertretungen, Tausche. Koordinatoren erhalten das volle Dashboard. Genau diese eine Entscheidung sorgt dafür, dass Aushilfen und Ehrenamtliche es wirklich nutzen.